I- Principe
Le greffier du tribunal de commerce est habilité à coter et parapher certains documents avant qu’une écriture ne soit portée.
La cote sert à numéroter les pages du livre, du registre ou du répertoire, tandis que le paraphe permet de les signer pour éviter toute falsification (ajout, remplacement, suppression…) et donner date certaine à celles-ci.
II- Registres d’assemblées ou de conseils des sociétés devant être cotés et paraphés
Les délibérations des assemblées d’associés ou d’actionnaires et des organes ou conseils des sociétés commerciales sont constatées par des procès-verbaux établis sur des registres dédiés dont l’intitulé varie selon la forme juridique concernée.
Doivent être obligatoirement cotés et paraphés :
- le registre des délibérations des assemblées d’associés de sociétés à responsabilité limitée (article R.223-24 du code de commerce) ;
- le registre des délibérations de l’associé unique de sociétés à responsabilité limitée à associé unique (article R.223-26 du code de commerce) ;
- le registre des délibérations des assemblées d’associés de sociétés en nom collectif (article R.221-3 du code de commerce) ;
- le registre des délibérations des assemblées d’associés de sociétés en commandite simple (article R.222-1 du code de commerce) ;
- le registre des délibérations du conseil d’administration de sociétés anonymes à conseil d’administration (article R.225-22 du code de commerce) ;
- le registre des délibérations du conseil de surveillance de sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance (article R.225-49 du code de commerce) ;
- le registre des délibérations des assemblées générales d’actionnaires de sociétés anonymes (article R.225-106 du code de commerce) et de sociétés par actions simplifiées (renvoi de l’article L.227-1 du code de commerce aux règles applicables aux sociétés anonymes) ;
- le registre des délibérations des assemblées d’associés de sociétés civiles (article 45 du Décret n°78-704du 3 juillet 1978 relatif à l’application de la loi n°78-9 du 4 janvier 1978 modifiant le titre IX du livre III ducode civil) ;
- le registre des délibérations des assemblées d’associés de sociétés civiles professionnelles de conseil en propriété industrielle (article R.422-25 du code de la propriété intellectuelle) ;
- le registre des délibérations des assemblées d’associés des sociétés d’épargne forestière (article R.214-135 du code monétaire et financier par renvoi de l’article R.214-152 du même code) ;