Dépôt des comptes sociaux

Quelles sont les sociétés concernées par ce dépôt obligatoire

• les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL)
• les sociétés de personnes (SNC, SCS), sous certaines conditions : Les sociétés en nom collectif ayant uniquement pour associés des sociétés par actions ou des sociétés à responsabilité limitée ou encore des sociétés en nom collectif, sont dans l’obligation de déposer leurs comptes annuels (pour plus de précisions, se référer à l’art. L.232-21 du Code du commerce)
• les sociétés par actions (SA, SAS et SCA)
• les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France
• les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS)
• les sociétés de participations financières de professions libérales (SPFPL)
• les sociétés coopératives et unions sous certaines conditions (pour plus de précisions, se référer à l’art. R524-22-1 du Code rural)

Quand déposer les comptes annuels

Une assemblée générale pour approuver les comptes doit être tenue dans les 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice social. A compter de la date de la tenue de cette assemblée, vous disposez d’un délai d’un mois pour déposer vos comptes annuels au greffe. Les sociétés en nom collectif ayant uniquement pour associés des sociétés par actions ou des sociétés à responsabilité limitée ou encore des sociétés en nom collectif, sont dans l’obligation de déposer leurs comptes annuels (pour plus de précisions, se référer à l’art. L.232-21 du Code du Commerce - partie législative).

Dans le cas d’une clôture au 31 décembre d'une année N par exemple, vous devez déposer les comptes avant le 31 juillet de l'année N+1.

Le dépôt au greffe des comptes annuels se fait dans le délai de deux mois suivant l’approbation par l’assemblée générale, lorsque le dépôt est réalisé par voie électronique.

Comment déposer les comptes annuels

Après la clôture de l’exercice et l’approbation des comptes par les associés ou l'associé unique, la dernière formalité juridique à accomplir est le dépôt de vos comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Il s’agit d’une obligation légale pour les sociétés commerciales ( art. L.232-21 à L.232-23 du code de commerce) qui doit être effectuée tous les ans.
Les comptes annuels font l’objet d’une publication au BODACC (Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales) à la diligence du greffier.

Une demande de prorogation de délai pour la tenue de l’assemblée peut être effectuée par voie de requête adressée au Président du tribunal de commerce, dans laquelle vous demandez un report à la date de votre choix.
Pour plus d'information sur cette requête, cliquer ici

Documents à produire pour le dépôt des comptes annuels

L'ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal.

• le bilan (actif, passif), le compte de résultat
• les annexes***
• le rapport de gestion**** (dans les sociétés anonymes, il est établi par le CA ou le directoire)
• procès-verbal de l'assemblée d'approbation des comptes ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée (ou la décision d'affectation prise)*.
• le cas échéant, le rapport du Commissaire aux Comptes

En outre,

• Pour les sociétés anonymes à directoire et les sociétés en commandite par actions, produire le rapport du conseil de surveillance.

Les sociétés étrangères produisent uniquement un exemplaire des documents comptables publiés dans l’Etat où elles ont leur siège.

Les sociétés tenues d’établir des comptes consolidés doivent obligatoirement déposer au greffe en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal :

• les comptes consolidés
• le rapport sur la gestion du groupe
• le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés.

Apport de la loi n° 2012- 387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allègement des démarches administratives :

L’assemblée générale ordinaire ou l’organe exerçant cette fonction peut autoriser les commissaires aux comptes à adresser directement au greffe du tribunal, les rapports devant faire l’objet d’un dépôt et les documents qui y sont joints.

Apport de la loi n° 2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l'économie :

*Pour l'EURL et la SASU, lorsque l'associé unique assume personnellement la direction de la société, le dépôt au registre du commerce et des sociétés de l'inventaire** et des comptes annuels, dûment signés, vaut approbation des comptes. Autrement dit, dans cette hypothèse, l'associé unique n'a pas à déposer le procès-verbal d'approbation des comptes annuels ou l'extrait du procès-verbal contenant la décision d'affectation du résultat.

** L'inventaire

- Article L.123-12 du code de commerce:

Cet article dispose que toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise

- Article R.123-177 du code de commerce:

L'inventaire est un relevé de tous les éléments d'actif et de passif au regard desquels sont mentionnés la qualité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire.
Les données d'inventaire sont regroupées sur le livre d'inventaire et distinguées selon la nature et le mode d'évaluation des éléments qu'elles représentent. Le livre d'inventaire est suffisamment détaillé pour justifier le contenu de chacun des postes du bilan".

*** Annexe : les sociétés répondant à la définition des micro-entreprises posée par l’article D.123-200 du code de commerce, à l'exception de celles dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières, ne sont pas tenues d’établir d’annexe (Article L.123-16-1 du code de commerce).

**** Il est fait exception à l'obligation de déposer le rapport de gestion pour les sociétés mentionnées au premier alinéa de l'article L.232-23 du code de commerce autres que celles dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou sur un système multilatéral de négociation qui se soumet aux dispositions législatives ou réglementaires visant à protéger les investisseurs contre les opérations d'initiés, les manipulations de cours et la diffusion de fausses informations dans les conditions prévues par le règlement général de l'Autorité des marchés financiers. Le rapport de gestion doit toutefois être tenu à la disposition de toute personne qui en fait la demande, selon des conditions définies par décret en Conseil d'Etat.

Où s'adresser

Greffe du tribunal de commerce de Albi Place Lapérouse - CS 80156 - 81033 Albi cedex 9 - Service du registre du commerce et des sociétés

Coût

Dépôt des comptes du dernier exercice clôturé par correspondance :

- Joindre à la formalité un chèque de 44,5 € (sans dépôt de comptes consolidés) ou 89 €(avec dépôt de comptes consolidés)

- Ces tarifs sont en vigueur en date du 1er janvier 2023

Répartition du montant exigé pour cette formalité

Dépôt des comptes des exercices précédents par correspondance :

- Suite à première relance adressée par le greffier du tribunal de commerce , joindre un chèque de 47.09 € comprenant les frais de relance de 2,59 € (sans dépôt de comptes consolidés) ou de 91.59 € (avec dépôt de comptes consolidés).

- Suite à seconde relance adressée par le greffier du tribunal de commerce, joindre un chèque de 49.68 € comprenant les frais de relance de 5.18 € (sans dépôt de comptes consolidés) ou de 94.18 € (avec dépôt de comptes consolidés).

Dépôt des comptes du dernier exercice clôturé au guichet :

- Joindre à la formalité un chèque de 43,19 € (sans dépôt de comptes consolidés) ou 86.38 € (avec dépôt de comptes consolidés)

- Ces tarifs sont en vigueur en date du 1er janvier 2021

Répartition du montant exigé pour cette formalité

Dépôt des comptes des exercices précédents au guichet :

- Suite à première relance adressée par le greffier du tribunal de commerce, joindre un chèque de 45.78 € comprenant les frais de relance de 2,59 € (sans dépôt de comptes consolidés) ou de 88.97 €(avec dépôt de comptes consolidés).

- Suite à seconde relance adressée par le greffier du tribunal de commerce, joindre un chèque de 48.37 € comprenant les frais de relance de 5.18 € (sans dépôt de comptes consolidés) ou de 91.56 € (avec dépôt de comptes consolidés).

- Les chèques doivent être libellés à l'ordre du greffe du tribunal de commerce de Albi et joints à la demande

Répartition du montant exigé pour cette formalité : 47.09 €

Greffe : émoluments fixés par arrêté du 28 février 2020 du ministre de l'économie et des finances et du ministre de la Justice
INPI : Institut National de la Propriété Industrielle (somme reversée par le greffe)
BODACC : Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (somme reversée par le greffe)