Obligations des sociétés de domiciliation commerciale et des sociétés domiciliées

I- Textes applicables

Articles L.123-10 et suivants du code de commerce, Articles R.123-166-1 et suivants du code commerce.

II- Principes

L’adresse d’une entreprise peut être fixée dans un local occupé en commun par plusieurs entreprises.

L’entreprise dont le local est occupé en commun est appelée « entreprise de domiciliation » ou « domiciliataire ».

Un contrat de domiciliation doit être conclu entre l’entreprise domiciliataire et l’entreprise domiciliée (à l’exception des sociétés et de leurs filiales qui installent leur siège dans le même local dont l'une a la jouissance ; celles-ci ne sont pas tenues de conclure un contrat de domiciliation).

Un tel contrat peut être conclu en vue de fixer chez l’entreprise domiciliataire :

• L’adresse du principal établissement d’une entreprise individuelle ;
• Le siège social d’une personne morale ;
• Une agence, succursale ou représentation d’une personne morale dont le siège social est situé hors du territoire français.

Aux termes du contrat de domiciliation, les parties s'engagent à respecter les obligations décrites cidessous.

III- Obligations imposées au domiciliataire

• Le domiciliataire est titulaire d’un agrément dont les références sont mentionnées dans tous les contrats de domiciliation qu’il conclue ;
• Le domiciliataire peut être une personne physique ou une personne morale ;
• Il ne peut exercer son activité dans un local à usage d’habitation principale ou à usage mixte professionnel ;
• Il doit, durant l'occupation des locaux, être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ;
• Il doit, préalablement à son immatriculation, être agréé par le Préfet du département du siège de l’entreprise (ou par le Préfet de police à Albi) ;
• Le domiciliataire met à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements ;
• Le domiciliataire détient, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives, s’agissant des personnes physiques, à leur domicile personnel et à leurs coordonnées téléphoniques et, s’agissant des personnes morales, au domicile du représentant légal et à ses coordonnées téléphoniques ainsi que les justificatifs relatifs à chacun des lieux d'activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu'ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire ;
• Il informe le greffier du tribunal, à l'expiration du contrat de domiciliation ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux ;
• Lorsque la personne domiciliée dans ses locaux n'a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire en informe le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l'artisanat ;
• Il communique aux commissaires de justice munis d'un titre exécutoire les renseignements propres à permettre de joindre la personne domiciliée ;
• Il fournit, chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le 15 janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier ;
• Il met en oeuvre les obligations relatives à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme définies au chapitre 1er du titre VI du livre V du code monétaire et financier (articles L.561-1 à L561-45 du code monétaire et financier).

IV- Obligations du domicilié

• La personne domiciliée prend l'engagement d'utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l'entreprise, soit, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation ;
• Elle se déclare tenue d'informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité ;
• Elle prend l’engagement de déclarer, s’agissant d’une personne physique, tout changement de son domicile personnel ou, s’agissant d’une personne morale, tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet, ainsi qu'au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l'engager à titre habituel ;
• La personne domiciliée donne mandat au domiciliataire qui l'accepte de recevoir en son nom toute notification ;
• La personne domiciliée déclare le contrat de domiciliation au registre du commerce et des sociétés, avec l’indication du nom ou de la dénomination sociale et des références de l’immatriculation principal sur un registre public de l’entreprise domiciliataire.

V- Sanctions

• Le domiciliataire qui ne respecte pas ses obligations est puni de l’amende prévue pour les contraventions de 5ème classe.
• Est puni de la même peine le fait pour une entreprise de domiciliation de ne pas s’assurer que l’entreprise domiciliée respecte ses obligations.
• Les personnes, physiques ou morales, coupables des contraventions susvisées encourent la peine complémentaire de confiscation de la chose qui a servi ou était destinée à commettre l’infraction ou de la chose qui en est le produit, dans les conditions prévues aux articles 131-21 et 131-48 du Code pénal ;
• Le fait pour toute personne d’exercer l’activité de domiciliation sans avoir préalablement obtenu l’agrément, ou après retrait ou suspension de l’agrément, est puni d’un emprisonnement de six mois et d’une amende de 7500 €.

VI- Conditions d’obtention de l’agrément

• Justifier la mise à disposition des personnes domiciliées de locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements ;
• Justifier être propriétaire des locaux mis à la disposition de la personne domiciliée ou titulaire d'un bail commercial de ces locaux ;
• N'avoir pas fait l'objet d'une condamnation définitive :

a) Pour crime ;

b) A une peine d'au moins trois mois d'emprisonnement sans sursis pour :

• l'une des infractions prévues au titre Ier du livre III du code pénal et pour les délits prévus par des lois spéciales et punis des peines prévues pour l'escroquerie et l'abus de confiance ;
• recel ou l'une des infractions assimilées au recel ou voisines de celui-ci, prévues à la section 2 du chapitre Ier du titre II du livre III du code pénal ;
• blanchiment ;
• corruption active ou passive, trafic d'influence, soustraction et détournement de biens ;
• faux, falsification de titres ou autres valeurs fiduciaires émises par l'autorité publique, falsification des marques de l'autorité ;
• participation à une association de malfaiteurs ;
• trafic de stupéfiants ;
• proxénétisme ou l'une des infractions prévues par les sections 2 et 2 bis du chapitre V du titre II du livre II du code pénal ;
• l'une des infractions prévues à la section 3 du chapitre V du titre II du livre II du code pénal ;
• l'une des infractions à la législation sur les sociétés commerciales prévues au titre IV du livre II du présent code ;
• banqueroute ;
• pratique de prêt usuraire ;
• l'une des infractions prévues par la loi du 21 mai 1836 portant prohibition des loteries, par la loi du 15 juin 1907 relative aux casinos et par la loi n° 83-628 du 12 juillet 1983 relative aux jeux de hasard ;
• infraction à la législation et à la réglementation des relations financières avec l'étranger ;
• fraude fiscale ;
• l'une des infractions prévues aux articles L. 115-16 et L. 115-18, L. 115-24, L. 115-30, L. 121-6, L. 121-28, L. 122-8 à L. 122-10, L. 213-1 à L. 213-5, L. 217-1 à L. 217-3, L. 217-6 à L. 217-10 du code de la consommation ;
• l'une des infractions prévues aux articles L. 8221-1 et L. 8221-3 du code du travail ;
• N'avoir pas été l'auteur de faits ayant donné lieu, depuis moins de cinq ans, à une sanction disciplinaire ou administrative de retrait de l'agrément de l'activité de domiciliation ;
• N'avoir pas été frappé de faillite personnelle ou de l'une des mesures d'interdiction ou de déchéance prévues au livre VI du code de commerce.

L'agrément n'est délivré aux personnes morales que si les actionnaires ou associés détenant au moins 25 % des voix, des parts ou des droits de vote et les dirigeants satisfont aux conditions posées aux 3°, 4° et 5° de l'article L. 123-11-3.

Lorsqu'une personne exploite un ou plusieurs établissements secondaires, elle justifie que les conditions posées au 1° et 2° de l'article L. 123-11-3 sont réalisées pour chacun des établissements exploités.

Tout changement important dans l'activité, l'installation, l'organisation ou la direction de la personne soumise à agrément doit être porté à la connaissance de l'autorité administrative.

Pour plus d’informations relatives à l’obtention de cet agrément, il convient de prendre attache avec l’autorité compétente en la matière.